(Hinweis: Dieser Artikel bezieht sich auf den manuellen Import per CSV-Datei. Wenn Sie den Vorgang automatisieren möchten, schauen Sie hier: Automatischer Datenimport)
Kunden- oder Lieferantenlisten etc. lassen sich in der Regel aus jeder ERP- oder Unternehmenssoftware exportieren. Diese Exportdateien müssen im CSV- oder TXT-Format vorliegen und zwingend komma- oder semikolongetrennt sein (hier erfahren Sie mehr zum Aufbau der CSV-Dateien). Klicken Sie zum Importieren unter dem Menüpunkt Automatische Listenprüfung -> Übersicht auf Datensätze importieren. Wählen Sie Ihre Datei und das entsprechende Trennzeichen aus und klicken Sie auf weiter. Das Trennzeichen können Sie in den meisten Programmen beim Export selbst festlegen. Falls nicht, öffnen Sie die Datei mit einem einfachen Texteditor und schauen, wie die einzelnen Datensätze getrennt sind. easycompliance erkennt in der Regel, wenn ein Trennzeichen falsch gewählt wurde und macht Sie darauf aufmerksam.
Im nachfolgendem Schritt erhalten Sie eine Übersicht der ersten fünf Datensätze aus Ihrer Datei. Sie müssen nun auswählen in welchen Spalten bzw. in welcher Spalte sich der zu prüfende Name befindet. Haben Sie die Namen getrennt, bspw. nach Vor- und Nachnamen oder gehen Firmenbezeichnungen über zwei Spalten, so wählen Sie Spalten verbinden. Hier können Sie die Spalten auswählen, in denen sich bspw. der Vor- und Nachname der zu prüfenden Personen befindet. Danach wählen Sie aus, in welcher Zeile der erste Datensatz beginnt, der zu prüfende Namen enthält. Somit wird vermieden, dass Sie die Überschriften Ihrer Tabelle importieren. Unter dem Punkt Referenz können Sie bspw. die Kunden- oder Lieferantennummer auswählen.
Um Duplikate zu überspringen, sprich identische Namen, die mehrfach in Ihrer Datei vorhanden sind, setzen Sie bei Duplikate überspringen einen Haken. Nach einem Klick auf weiter ist der Import vorbereitet. Ihre Datensätze werden nun von easycompliance verarbeitet und die Namen einer automatischen Prüfung unterzogen. Ihre hochgeladene CSV-Datei wird gelöscht und nicht weiter verarbeitet! easycompliance nutzt ausschließlich die Namen und Firmen- bzw. Organisationsbezeichnungen, die Sie ausgewählt haben. Sobald die Datensätze verarbeitet worden sind, erhalten Sie eine Statusemail. Sie können den Status des Importvorganges auch live mitverfolgen. Lassen Sie das Fenster dazu einfach geöffnet.
1. Schritt
2. Schritt: Die richtigen Felder auswählen
3. Schritt
