Natürlich ermöglichen wir Ihnen den automatisierten Datenimport - denn nur so ist es möglich, den Arbeitsaufwand der Sanktionslistenprüfung auf Minimum zu reduzieren und den gesetzlichen Vorgaben in vollem Umfang Gerecht zu werden.
Zwei grundsätzliche Möglichkeiten haben sich in der Praxis hierzu bewährt: Die Nutzung unserer API, die sich insbesondere für Onlineshops anbietet (siehe auch API-Dokumentation) oder der automatische Import von CSV-Dateien (mehr zum Aufbau der CSV-Datei), welcher im Folgenden beschrieben wird.
Szenario
Sie haben ein ERP-, CRM- oder eine sonstige Unternehmenssoftware im Einsatz. Sie möchten den Upload der CSV-Dateien automatisieren, damit sich kein Mitarbeiter mehr um die Aktualisierung Ihrer Datensätze in easycompliance kümmern muss.
Vorgehen
Zunächst müssen Sie sicher stellen, dass Ihre Software den automatisierten Export von CSV-Dateien unterstützt. Dieses ist eigentlich eine Grundfunktion aller gängigen Lösungen oder lässt sich zumindest nachträglich über sog. Workflows oder Batchläufe implementieren. Die generierte CSV-Datei speichern Sie an einem Ort Ihrer Wahl. Wichtig ist, dass die Datei immer den gleichen Namen behält und sich in diesem kein Zeitstempel o.Ä. befindet. Es können natürlich auch mehrere CSV-Dateien generiert werden, bspw. "Privatkunden.csv", "Firmenkunden.csv" und "Lieferanten.csv".
Bereitstellung per FTP, FTPS, SFTP
Die generierte CSV-Datei wird dann jeden Abend auf einen "Online-Speicherort" geladen. Entweder nutzen Sie Ihren FTP-Server bzw. Webserver oder Sie erhalten von uns einen Zugang zur Speicherung der Dateien. Denn Wir rufen die CSV-Dateien jede Nacht automatisiert von diesen Orten ab und stoßen den Import an. Ein direkter automatischer Import in easycompliance ist nicht möglich.
Am Einfachsten dürfte der automatische Upload mit dem kostenlosen Programm WinSCP sein. Dieses Programm ist jedem Administrator bekannt und der automatisierte Upload von Dateien in wenigen Minuten eingerichtet (hier beschrieben).
Sie können selbstverständlich auch ein anderes Programm nutzen. Einige ERP-Systeme (insbesondere, wenn diese cloudbasiert sind) sind sogar in der Lage, generierte Dateien gleich selbst zu transferieren.
WICHTIG: Bitte laden Sie Ihre Dateien bis 22:00 Uhr hoch, damit diese noch mit dem nächsten Import berücksichtigt werden können. Andernfalls entsteht eine Verzögerung von einem Tag.
FTP wird hier als Übertragungsvariante nur der Vollständigkeit halber erwähnt. Es ist dringend zu empfehlen, dass Sie als Übertragungsweg FTPS oder SFTP nutzen.
Sofern Sie von uns einen Zugang zur Verfügung gestellt bekommen, nutzen Sie hier bitte ausschließlich das Verfahren "FTPS über TLS/SSL" bzw. "FTPS explizit", damit eine Verschlüsselung über SSL erfolgt. Die Zugangsdaten erhalten Sie von unserem Kundenservice. SFTP stellen wir von unserer Seite aus nicht zur Verfügung. Sofern Sie selbst einen Webserver haben, können wir jedoch die Daten auch über SFTP abholen.