Glossar & häufige Fragen (FAQ)
Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Begriffe rund um easycompliance an einer Stelle und beantwortet kurz die häufigsten übergreifenden Fragen. Er ist als Nachschlagewerk gedacht: Jeder Begriff steht für sich, und jede Antwort verweist auf den passenden Detailartikel, wenn Sie tiefer einsteigen möchten. Wie Plattform, Module und Berechtigungen grundsätzlich zusammenspielen, lesen Sie zuerst im Artikel So funktioniert easycompliance (Überblick).
Glossar
Kundennummer. Ihre Anmeldekennung im Kundenbereich – rein numerisch (z. B. 1000 oder
1000001). Jeder Zugang hat eine eigene Kundennummer. Testzugänge tragen das Präfix TEST
(z. B. TEST1000).
Zusatzzugang. Ein zusätzlicher Mitarbeiter-Zugang mit eigener Kundennummer und eigenen Berechtigungen. Welche Funktionen ein Zusatzzugang sieht, hängt von seinen Berechtigungen ab; die freigeschalteten Module sind dagegen für alle Zugänge desselben Kunden gleich.
Kunde / Mandant. Ihr Unternehmen als Vertragspartner. Der Hauptzugang ist die Kundennummer des Kunden; alle Zusatzzugänge gehören zu demselben Kunden (Mandanten).
Manager-Zugang. Ein Zugang, der über „Mandanten wechseln" zwischen mehreren Kunden (Mandanten) umschalten kann. Das entsprechende Dropdown erscheint nur bei einem Manager-Zugang.
Berechtigung. Legt fest, was ein einzelner Zugang darf (z. B. importieren, bewerten, drucken, Einstellungen bearbeiten). Berechtigungen können sich von Zugang zu Zugang unterscheiden. Fehlt eine Berechtigung, ist die Funktion ausgeblendet oder es erscheint ein entsprechender Hinweis.
Modul. Ein Prüfbereich: Sanktionslisten, PEP oder Dow Jones (mit den Untermodulen MAE, TRAE, SCO). Welche Module verfügbar sind, richtet sich nach Ihrem Tarif.
Freigeschaltet. Ein Modul ist freigeschaltet, wenn Ihr Tarif es für Ihren Kunden abdeckt. Nur freigeschaltete Module erscheinen im Menü; nicht freigeschaltete Module sind gar nicht sichtbar.
Einzelprüfung. Eine Ad-hoc-Prüfung eines Namens, die sofort ein Ergebnis liefert – ideal für die schnelle Prüfung eines neuen Geschäftspartners. Ergebnisse können Sie ins Archiv übernehmen.
Konsolidierte Einzelprüfung. Eine Einzelprüfung, die einen Namen in einem Durchlauf gegen alle für Sie freigeschalteten Module prüft (Sanktionslisten, PEP, Dow Jones). Sie erhalten je Modul einen eigenen Ergebnisblock. Die Option erscheint nur, wenn mehr als ein Modul aktiv ist, und steht in Testkonten nicht zur Verfügung.
Automatisches Monitoring / Listenprüfung. Die laufende, automatische Prüfung einer hochgeladenen Liste Ihrer Geschäftspartner. Das System prüft die Datensätze fortlaufend und meldet neue Treffer, ohne dass Sie jeden Namen erneut eingeben.
Kontingent. Der durch Ihren Tarif abgedeckte Umfang an Prüfungen bzw. überwachten Datensätzen. Ihre aktuelle Auslastung sehen Sie im Dashboard unter „Kontingent".
Datensatz. Ein einzelner Eintrag in Ihrer Monitoring-Liste (z. B. ein Geschäftspartner mit Name und optionaler Referenz), der laufend gegen die Listen geprüft wird.
Treffer. Findet die Prüfung einen Ihrer Datensätze auf einer Liste, entsteht ein Treffer. Jeden neuen Treffer bewerten Sie anschließend.
Falsch Positiv. Bewertung eines Treffers, der eine andere Person oder Organisation betrifft. Laut Systemhinweis werden falsch positiv bewertete Namen „bei zukünftigen Prüfungen nicht mehr als Treffer gemeldet, solange der Datensatz auf Ihrer Liste steht".
Bestätigter Treffer (Positiv). Bewertung eines Treffers, der tatsächlich zutrifft. Solche Treffer landen im Abschnitt „Bestätigte Treffer (Positiv)" mit dem Hinweis, die notwendigen Compliance-Maßnahmen gemäß Ihren internen Richtlinien zu ergreifen.
Trefferbewertung. Der Vorgang, einen Treffer als „Falsch Positiv" oder „Positiv" zu kennzeichnen. Erst nach der Bewertung gilt ein Treffer als bearbeitet. Eine Bewertung lässt sich später zurücksetzen.
Referenz. Ein optionales Zusatzkennzeichen zu einem Datensatz (z. B. eine interne Kunden-/Partnernummer). Auf Wunsch kann die Duplikaterkennung statt über den Namen über die Referenz erfolgen.
Archiv. Die Sammlung Ihrer gespeicherten Einzelprüfungen, getrennt nach Modul. Aus dem Archiv können Sie Einträge erneut prüfen, das Prüfprotokoll drucken oder als PDF speichern und Einträge löschen.
Prüfprotokoll. Das druckbare Protokoll einer Prüfung (Seitentitel „Prüfungsprotokoll"). Es dokumentiert das Ergebnis nachvollziehbar und lässt sich drucken oder als PDF speichern.
Prüf-ID. Die eindeutige Kennung einer Prüfung, die im Prüfprotokoll mit ausgewiesen wird.
Suchmuster. Die eingestellte prozentuale Übereinstimmung (Standard 90 %), die festlegt, wie streng oder tolerant Namen abgeglichen werden. „Niedrigere Werte erzeugen mehr Treffer, höhere weniger." Der Sonderwert „Namensteil" sucht nach einzelnen Namensbestandteilen. Eine Änderung löst einen vollständigen Neu-Abgleich aller Datensätze aus.
Namensvarianten. Alternative Schreibweisen und Permutationen eines Namens (z. B. vertauschte Vor- und Nachnamen), die je nach Suchoptionen mitgesucht werden, damit Treffer trotz kleiner Abweichungen gefunden werden.
Duplikaterkennung. Das automatische Überspringen bereits vorhandener Einträge beim Hinzufügen oder Import von Datensätzen. Erkannt werden Duplikate wahlweise anhand von „Name" (Standard) oder „Referenz".
Datenanalyse. Die Datenqualitäts-Analyse, die Ihre Datensätze auf auffällige Merkmale prüft (z. B. Unicode-Probleme, Floskeln, Artefakte) und Ihnen hilft, die Listenqualität zu verbessern.
Sanktionslisten. Das Prüfmodul für den Abgleich gegen die einschlägigen Sanktionslisten (Menü „Sanktionslisten"). Über dieses Modul läuft auch die Schiffsprüfung per IMO-Nummer.
PEP. Politisch exponierte Personen. Das Modul „PEP-Prüfung" gleicht Namen gegen Listen politisch exponierter Personen ab.
Dow Jones (MAE / TRAE / SCO). Das Modul „Dow Jones" (Dow-Jones-Risikodaten) mit den Untermodulen „Dow Jones MAE", „Dow Jones TRAE" und „Dow Jones SCO".
Testkonto. Ein zeitlich begrenzter Probezugang (Kundennummer mit Präfix TEST). Testkonten
sind nicht repräsentativ; Drucken und Export sind dort gesperrt.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Eine zusätzliche Sicherheitsstufe bei der Anmeldung: Nach Kundennummer und Passwort geben Sie einen zeitbasierten Sicherheitscode aus Ihrer Authenticator-App ein.
Ereignisprotokoll. Die Übersicht der letzten Aktivitäten Ihres Kontos (z. B. Anmeldungen, Einstellungsänderungen, Importe, Schnittstellentests) mit den Spalten „Datum", „Ereignis", „Status" und „Detail".
Import. Das Einlesen von Datensätzen aus einer Datei (CSV, Excel) in die Monitoring-Liste. Bereits vorhandene Datensätze werden dabei automatisch übersprungen (Duplikaterkennung).
IMO-Nummer. Die Schiffskennung IMO gefolgt von genau 7 Ziffern. Geben Sie sie in das normale Namensfeld der Einzelprüfung gegen Sanktionslisten ein, sucht das System gezielt nach gelisteten Schiffen mit dieser IMO-Nummer.
Häufige Fragen
Was bedeutet eine prozentuale Übereinstimmung?
Sie ist das eingestellte Suchmuster und legt fest, wie streng Namen abgeglichen werden. Der
Standard ist 90 %. Hohe Werte (z. B. 100%) liefern nur sehr genaue Übereinstimmungen, niedrige
Werte (z. B. 50%) auch entferntere – und damit mehr (auch falsche) Treffer. Details:
Suchoptionen einstellen.
Warum sehe ich Modul X nicht? Module richten sich nach Ihrem Tarif. Ist ein Modul nicht freigeschaltet, erscheint sein Menüpunkt gar nicht. Den Umfang klären Sie mit dem Kundenservice. Details: So funktioniert easycompliance (Überblick).
Warum erscheinen alte Treffer erneut? Meist, weil bestehende Datensätze vor einer Aktualisierung gelöscht und anschließend neu hochgeladen wurden – dann werden bereits bewertete Treffer erneut als neue Treffer gemeldet. Aktualisieren Sie Ihre Liste, ohne vorher zu löschen: Laden Sie einfach eine neue Datei hoch; vorhandene Datensätze werden als Duplikate übersprungen. Details: Datensätze löschen oder zurücksetzen.
Was ist der Unterschied zwischen Löschen und Zurücksetzen? Löschen entfernt den Datensatz vollständig aus der Monitoring-Liste. Zurücksetzen behält den Datensatz, löscht aber nur seine bisherige Bewertung – der Datensatz wird bei der nächsten Prüfung erneut geprüft. Details: Datensätze löschen oder zurücksetzen.
Was bedeutet „Falsch Positiv"? Sie bewerten einen Treffer als „Falsch Positiv", wenn er eine andere Person oder Organisation betrifft. Solche Treffer werden „bei zukünftigen Prüfungen nicht mehr als Treffer gemeldet, solange der Datensatz auf Ihrer Liste steht". Das Gegenstück ist „Positiv" (der Treffer trifft tatsächlich zu). Details: Treffer als „Falsch Positiv" oder „Positiv" bewerten.
Wie prüfe ich ein Schiff? Geben Sie die IMO-Nummer (das Kürzel IMO plus genau 7 Ziffern) einfach in das normale Namensfeld der Einzelprüfung gegen Sanktionslisten ein – ein eigenes IMO-Feld gibt es nicht. Das System erkennt die Kennung automatisch und sucht gezielt nach gelisteten Schiffen. Details: Schiffe anhand der IMO-Nummer prüfen.
Wo finde ich weitere Hilfe? Alle Detailartikel finden Sie in diesem Handbuch unter https://hilfe.easycompliance.de/de/. Bei Fragen erreichen Sie uns über den Chat oder wenden sich an den Kundenservice.
Verwandte Artikel
Stand: