Automatischer Datenimport & automatisches Löschen

Mit dem automatischen Datenimport hält easycompliance Ihre Monitoring-Liste ohne manuelles Zutun aktuell: Ihre Unternehmenssoftware legt die CSV-Datei per FTPS bei uns ab, wir lesen sie jede Nacht automatisch ein. Auf demselben Weg lassen sich über eine zusätzliche Löschdatei auch ausgeschiedene Datensätze automatisch wieder aus dem Monitoring entfernen.

Einführung

Natürlich ermöglichen wir Ihnen den automatisierten Datenimport - denn nur so ist es möglich, den Arbeitsaufwand der Sanktionslisten- bzw. PEP-Prüfung auf ein Minimum zu reduzieren und den gesetzlichen Vorgaben in vollem Umfang gerecht zu werden. Zwei grundsätzliche Möglichkeiten haben sich in der Praxis hierzu bewährt: Die Nutzung unserer API, die sich insbesondere für Onlineshops anbietet (siehe auch API-Dokumentation) oder der automatische Import von CSV-Dateien (mehr zum Aufbau der CSV-Datei / OWASP-Konformität), welcher im Folgenden beschrieben wird.

Über denselben Weg lassen sich Datensätze auch automatisch wieder aus dem Monitoring entfernen – dafür hinterlegen wir zusätzlich eine separate Löschdatei (siehe Automatisches Löschen von Datensätzen).

Szenario

Sie haben ein ERP-, CRM- oder eine sonstige Unternehmenssoftware im Einsatz. Sie möchten den Upload der CSV-Dateien automatisieren, damit sich kein Mitarbeiter mehr um die Aktualisierung Ihrer Datensätze in easycompliance kümmern muss.

Vorgehen

Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Software den automatisierten Export von CSV-Dateien unterstützt. Dieses ist eigentlich eine Grundfunktion aller gängigen Lösungen oder lässt sich zumindest nachträglich über sog. Workflows oder Batchläufe implementieren. Die generierte CSV-Datei speichern Sie an einem Ort Ihrer Wahl. Wichtig ist, dass die Datei immer den gleichen Namen behält und sich in diesem kein Zeitstempel o.Ä. befindet. Es können natürlich auch mehrere CSV-Dateien generiert werden (Teillisten), bspw. "Privatkunden.csv", "Firmenkunden.csv" und "Lieferanten.csv". Wenn Sie den automatischen Import nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice. Dieser stellt Ihnen Zugangsdaten bereit und richtet den automatischen Import ein.

Bereitstellung per FTPS

Die generierte CSV-Datei wird dann jeden Abend auf einen "Online-Speicherort" geladen. Zu diesem erhalten Sie Zugang per FTPS. Denn wir rufen die CSV-Dateien jede Nacht automatisiert von diesem Ort ab und stoßen den Import an. Ein direkter automatischer Import in easycompliance ist nicht möglich. Auch ist es nicht möglich, dass wir die Dateien von einem Ihrer Server abholen.

Am einfachsten dürfte der automatische Upload mit dem kostenlosen Programm WinSCP sein. Dieses Programm ist jedem Administrator bekannt und der automatisierte Upload von Dateien in wenigen Minuten eingerichtet (hier direkt bei WinSCP beschrieben oder siehe unten für vorgefertigte Beispielkonfiguration). Sie können selbstverständlich auch ein anderes Programm nutzen. Einige ERP-Systeme (insbesondere, wenn diese cloudbasiert sind) sind sogar in der Lage, generierte Dateien gleich selbst zu transferieren.

WICHTIG: Bitte laden Sie Ihre Dateien bis 22:00 Uhr hoch, damit diese noch mit dem nächsten Import berücksichtigt werden können. Andernfalls entsteht eine Verzögerung von einem Tag.

Reservierter Namensraum: Der Hauptordner-Namensraum EXPORT_*.csv ist für den optionalen automatischen CSV-Export Ihrer Prüfergebnisse reserviert (siehe Abschnitt unten) – benennen Sie eigene Dateien, insbesondere Import-Quelldateien, bitte anders.

Verbindungseinstellungen für Ihr FTP-Programm

Wählen Sie in Ihrem Programm die Verbindungsart „FTP über TLS/SSL" bzw. „FTPS explizit". Der Zugriff über SFTP ist nicht möglich! SFTP ist ein völlig anderes Protokoll und wird von unserem Server nicht angeboten – ein SFTP-Verbindungsversuch schlägt daher immer fehl.

Passiver Modus: Ggf. müssen Sie – je nach Client – den passiven Modus aktivieren. Viele Programme nutzen ihn bereits standardmäßig; kommt die Verbindung zwar zustande, bleibt aber die Verzeichnisliste leer oder bricht die Übertragung ab, ist fast immer der aktive Modus die Ursache. Stellen Sie in diesem Fall auf „passiv" um und geben Sie die unten genannten Ports frei.

Hinweis zum SSL-Zertifikat: Bitte beachten Sie, dass es – je nach Client – zu einer Warnmeldung bzgl. des SSL-Zertifikats kommen kann. Hier wird das Zertifikat als „nicht vertrauenswürdig" ausgewiesen. Sie müssen Ihren Client dann so konfigurieren, dass er dem Zertifikat vertraut. Bitte beachten Sie, dass das Zertifikat alle drei Monate neu ausgestellt wird – Ihr Client muss den Wechsel also überstehen, sonst bleibt der Upload nach der nächsten Erneuerung unbemerkt stehen.

Dafür gibt es zwei Wege:

Akzeptiert Ihr Client das Zertifikat ohne Warnung, ist ohnehin nichts zu tun – dann greift die reguläre Zertifikatsprüfung, und die ist beiden Wegen vorzuziehen.

Hinweis zu Portregeln und Firewalls

Im passiven Modus handeln Client und Server die Ports selbst aus – in Ihrer Firewall sind deshalb im Normalfall keine Änderungen nötig. Klappt die Verbindung nicht, geben Sie den Portbereich 40000:40099 frei und stellen Sie sicher, dass Ihre Firewall ausgehende Verbindungen nicht blockiert.

Wir nutzen aus Sicherheitsgründen verschiedene Firewalls und Proxys, sodass es vorkommen kann, dass Sie zunächst keine Verbindung über FTPS zu uns herstellen können. Wenden Sie sich dann bitte an unseren Kundenservice und teilen uns die IP-Adresse mit, von der Sie die Daten transferieren. Wir schalten die IP dann manuell frei.

Automatisches Löschen von Datensätzen

Scheiden Geschäftspartner bei Ihnen aus, sollen sie in der Regel auch nicht mehr geprüft werden. Auch das lässt sich automatisieren – mit genau demselben Mechanismus wie der Import: Sie laden zusätzlich eine Löschdatei auf denselben FTPS-Zugang, und wir arbeiten sie jede Nacht automatisch ab, um die enthaltenen Datensätze aus Ihrem Monitoring zu entfernen. Die Feinheiten – was pro Lauf passiert und wie sich mehrere Dateien auswirken – stehen unter Wichtig zu wissen.

So funktioniert es:

1. Ihre Software exportiert – neben der Importdatei – eine zweite CSV-Datei mit den zu löschenden Datensätzen, z. B. „Loeschen.csv".
2. Diese Datei laden Sie zusammen mit der Importdatei auf denselben FTPS-Zugang hoch (gleicher Ordner, gleiches Zeitfenster bis 22:00 Uhr).
3. Der Kundenservice hinterlegt diese Datei einmalig als Löschdatei. Dabei legen wir gemeinsam fest, ob die Datensätze anhand des Namens (Standard) oder anhand der Referenz entfernt werden sollen.
4. Ab dann läuft der Löschvorgang jede Nacht automatisch – ohne weiteres Zutun.

Wichtig zu wissen:

• Import- und Löschdatei sind immer zwei getrennte Dateien. Eine einzelne Datei kann nicht gleichzeitig importieren und löschen; jede Datei hat einen festen, mit uns vereinbarten Namen.
• Die Löschdatei wird jede Nacht stets VOR den Importdateien verarbeitet. Steht ein Datensatz sowohl in der Löschdatei als auch (wieder) in Ihrer Importdatei – etwa ein erneut aufgenommener Geschäftspartner bei noch nicht aktualisierter Löschdatei –, gewinnt damit der Import: Der Datensatz wird erst entfernt und direkt danach wieder importiert, bleibt also im Monitoring erhalten.
• Für die Löschdatei gelten dieselben Regeln wie für die Importdatei: immer derselbe Dateiname (kein Zeitstempel), unveränderte Spaltenstruktur und dasselbe Trennzeichen. Ändert sich etwas daran, informieren Sie bitte vorab den Kundenservice.
• Löschung anhand der Referenz: kein Rückfall auf den Namen. Ist die Löschung anhand der Referenz eingerichtet, wird ausschließlich über die Referenz gelöscht. Zeilen ohne Referenz werden übersprungen, Zeilen mit abweichender Referenz löschen nichts – der Datensatz bliebe dann unbemerkt im Monitoring. Stellen Sie deshalb sicher, dass jede Zeile Ihrer Löschdatei eine Referenz enthält, die exakt der in easycompliance gespeicherten entspricht. Lässt sich das nicht zuverlässig sicherstellen, ist der Namens-Modus (Standard) die robustere Wahl.
• Die Löschung lässt sich nicht rückgängig machen. Der Datensatz verschwindet aus dem laufenden Monitoring und kann von Ihnen nicht zurückgeholt werden – ein versehentlich entfernter Datensatz muss neu importiert und erneut geprüft werden.
• Je Zeile wird ein Datensatz entfernt. Eine Zeile der Löschdatei löscht pro Lauf genau einen passenden Datensatz. Stehen in Ihrer Monitoring-Liste mehrere gleichnamige Einträge (bzw. mehrere mit derselben Referenz), verschwinden die übrigen erst in den Folgenächten nach und nach. Nehmen Sie einen solchen Namen zwischenzeitlich bewusst wieder auf, kann er deshalb sichtbar bleiben, weil die Löschung der Nacht eine der Dubletten trifft. Haben Sie ihn im Kundenbereich von Hand angelegt und sind Ihre Importe in Teillisten aufgeteilt, bleibt er sogar dauerhaft stehen (siehe nächster Punkt).
• Sind Ihre Importe in Teillisten aufgeteilt, wirkt jede Datei nur auf ihre eigene Teilliste. Bei mehreren Dateien kann der Kundenservice diese Trennung einrichten. Ist sie aktiv, entfernt eine Löschdatei ausschließlich Datensätze aus der Teilliste, die zu ihr gehört – ein gleichnamiger Eintrag aus einer anderen Datei bleibt unberührt und muss über deren Löschdatei entfernt werden. Datensätze, die Sie selbst im Kundenbereich hinzugefügt oder importiert haben, gehören zu keiner Teilliste und werden von einer Löschdatei nie erfasst – die entfernen Sie im Kundenbereich. Ohne diese Trennung wirken Import und Löschung auf Ihre gesamte Monitoring-Liste. Ob Ihre Importe aufgeteilt sind, sagt Ihnen der Kundenservice.
• Halten Sie beide Dateien trotzdem überschneidungsfrei. Steht derselbe Datensatz gleichzeitig in Import- und Löschdatei, bleibt er durch die feste Reihenfolge (erst löschen, dann importieren) zwar im Monitoring erhalten – Lösch- und Importvorgang arbeiten dann aber jede Nacht unnötig gegeneinander. Exportieren Sie in die Löschdatei deshalb nur Datensätze, die Sie aus der Importdatei bereits entfernt haben.
• Die Löschdatei wird bei jedem Lauf erneut verarbeitet – auch wenn Sie sie nicht neu hochladen. Wir löschen die Datei nach dem Abruf nicht vom FTPS-Zugang; solange sie dort liegt, werden die enthaltenen Datensätze jede Nacht erneut entfernt. Bereits gelöschte Einträge werden dabei einfach übergangen. Nehmen Sie einen davon wieder in Ihre Importdatei auf, bleibt er erhalten – die Löschung läuft vor dem Import, der Import gewinnt. Ein von Hand im Kundenbereich angelegter Eintrag steht dagegen nicht in Ihrer Importdatei: Ohne Teillisten-Trennung wird er jede Nacht erneut entfernt, mit Teillisten-Trennung bleibt er dauerhaft stehen (siehe oben). Überschreiben Sie die Datei deshalb mit dem aktuellen Stand Ihrer Abgänge; soll dauerhaft nicht mehr gelöscht werden, lassen Sie die Löschdatei vom Kundenservice deaktivieren.
• Löschen Sie nur, was wirklich weg soll. Prüfen Sie den Export Ihrer Software vor der ersten Einrichtung – am besten mit wenigen Testdatensätzen.

Möchten Sie einmalig und von Hand löschen, statt automatisiert, nutzen Sie im Kundenbereich den Datei-Import zum Löschen – siehe Datensätze per Datei-Import löschen.

Automatischer CSV-Export der Prüfergebnisse (optional)

Der Weg funktioniert auch in die Gegenrichtung: Auf Wunsch stellen wir Ihnen auf demselben FTPS-Zugang täglich den CSV-Statusbericht Ihrer Monitoring-Liste automatisch bereit – je Teilliste eine Datei EXPORT_<Teilliste>.csv, Datensätze ohne Teilliste in EXPORT_monitoring.csv. Die Dateien enthalten alle Module inklusive einer maschinenlesbaren Treffer-Spalte (JSON) und werden bei jedem Lauf unter festem Namen überschrieben; veraltete Export-Dateien (z. B. nach Umbenennung einer Teilliste) räumen wir automatisch auf. Ihre Software kann die Ergebnisse damit unter stabilen Dateinamen abholen und weiterverarbeiten.

Die Aktivierung übernimmt der Kundenservice; Voraussetzung ist ein bestehender FTPS-Zugang. Der Dateinamensraum EXPORT_*.csv im Hauptordner ist dafür reserviert – eigene Dateien (insbesondere Import-Quelldateien) dürfen nicht so heißen.

Automatisierung mit WinSCP

Wir haben für Sie vorgefertigte Skripte erstellt. Sie müssen hier nur noch die FTPS-Zugangsdaten, die Sie von unserem Kundenservice erhalten haben, eingeben sowie den Ordner spezifizieren, in welchem die hochzuladenden Dateien auf Ihrem Server liegen. Verbindungsart, Port und der automatische Umgang mit dem Zertifikat sind bereits korrekt voreingestellt.

Ist für Sie ein Unterordner vereinbart? Dann genügen Zugangsdaten und lokaler Ordner nicht: Das Skript lädt ohne Anpassung immer in das Anmelde-/Home-Verzeichnis, und der nächtliche Abruf sucht die Datei im vereinbarten Unterordner – er fände sie dort nicht und würde den Import stillschweigend überspringen. Ergänzen Sie in der Konfigurationsdatei vor der put-Zeile eine Zeile cd <Unterordner>, oder fragen Sie den Kundenservice nach einer für Sie angepassten Fassung. Im Regelfall (Ablage direkt im Home-Verzeichnis) ist nichts zu tun.

Wichtig – wir müssen den Import freischalten: Sobald der Upload auf Ihrer Seite läuft, antworten Sie bitte auf die E-Mail mit Ihren Zugangsdaten oder schreiben Sie an unseren Kundenservice. Wir prüfen dann Ihre Dateien und aktivieren den Import. Erst danach werden die hochgeladenen Dateien verarbeitet – bis dahin liegen sie unbeachtet auf dem Server.

Download Skripte und Anleitung

Sie können die Scripte als Zip-Archiv hier herunterladen: Zum Download

In dem Zip-Ordner befinden sich folgende Dateien:

Häufige Fragen

Welche Verbindungsart muss ich in meinem FTP-Programm einstellen? Wählen Sie „FTP über TLS/SSL" bzw. „FTPS explizit" auf Port 21, Server ftps.easycompliance.de. Benutzername und Passwort erhalten Sie vom Kundenservice.

Kann ich die Dateien per SFTP hochladen? Nein. Der Zugriff über SFTP ist nicht möglich. Unterstützt wird ausschließlich FTPS (FTP über TLS/SSL, explizit). SFTP ist ein anderes Protokoll und wird von unserem Server nicht angeboten.

Muss ich den passiven Modus aktivieren? Ggf. ja – je nach Client. Viele Programme nutzen den passiven Modus bereits standardmäßig. Kommt die Verbindung zustande, bleibt die Dateiliste aber leer oder bricht die Übertragung ab, stellen Sie Ihren Client auf „passiv" um und geben Sie die Ports 40000:40099 frei.

Mein Programm meldet, das Zertifikat sei „nicht vertrauenswürdig". Was muss ich tun? Diese Meldung kann je nach Client auftreten. Konfigurieren Sie Ihren Client dann so, dass er dem Zertifikat vertraut – am sichersten, indem Sie den SHA-256-Fingerprint unseres Serverzertifikats hinterlegen. Da das Zertifikat alle drei Monate neu ausgestellt wird, ziehen Sie den Fingerprint entsprechend nach; den aktuellen nennt Ihnen der Kundenservice. Soll der Upload unbeaufsichtigt durchlaufen, können Sie Ihren Client stattdessen jedem Zertifikat vertrauen lassen (so ist das WinSCP-Paket voreingestellt) – die Übertragung bleibt TLS-verschlüsselt, schützt dann aber nicht mehr gegen einen aktiven Man-in-the-Middle.

Der Upload lief monatelang und schlägt plötzlich fehl. Woran liegt das? Häufigste Ursache ist das alle drei Monate neu ausgestellte SSL-Zertifikat: Ist in Ihrem Client der Fingerprint des alten Zertifikats hinterlegt, verweigert er nach der Erneuerung die Verbindung. Tragen Sie den aktuellen Fingerprint nach (der Kundenservice nennt ihn Ihnen) oder stellen Sie den Client so ein, dass er jedem Zertifikat vertraut – Letzteres ist bequemer, verzichtet aber auf den Schutz gegen einen aktiven Man-in-the-Middle. Bleibt es dabei, prüfen Sie Zugangsdaten und Firewall und wenden Sie sich an den Kundenservice.

Wie lösche ich Datensätze automatisch wieder aus dem Monitoring? Über eine separate Löschdatei: Ihre Software exportiert zusätzlich eine CSV-Datei mit den zu löschenden Datensätzen, Sie laden sie auf denselben FTPS-Zugang, und der Kundenservice hinterlegt sie einmalig als Löschdatei. Die enthaltenen Datensätze werden dann jede Nacht automatisch entfernt – je Zeile ein passender Datensatz pro Lauf, stets vor der Verarbeitung Ihrer Importdateien. Nicht erfasst werden Datensätze, die Sie selbst im Kundenbereich angelegt haben, wenn Ihre Importe in Teillisten aufgeteilt sind; die löschen Sie im Kundenbereich.

Kann ich Import und Löschung in einer Datei zusammenfassen? Nein. Import und Löschung laufen immer über zwei getrennte Dateien mit jeweils festem Dateinamen. Steht derselbe Datensatz in beiden Dateien, gewinnt durch die feste Reihenfolge (erst löschen, dann importieren) der Import – halten Sie die Dateien trotzdem überschneidungsfrei.

Kann eine automatische Löschung rückgängig gemacht werden? Nein. Der Datensatz verschwindet aus dem laufenden Monitoring und lässt sich von Ihnen nicht zurückholen. Ein versehentlich gelöschter Datensatz muss neu importiert und erneut geprüft werden.

Werden die Datensätze anhand des Namens oder der Referenz gelöscht? Standardmäßig anhand des Namens. Auf Wunsch richten wir die Löschung anhand der Referenz ein – dafür muss die Referenz sowohl in der Löschdatei als auch im Datenbestand in easycompliance vorhanden und identisch sein. Einen Rückfall auf den Namen gibt es in diesem Modus nicht: Zeilen ohne oder mit abweichender Referenz werden übersprungen und der Datensatz bleibt im Monitoring stehen.

Können durch den automatischen Import doppelte Datensätze entstehen? Nur dann, wenn für Ihren Import die Duplikaterkennung nicht eingerichtet ist – in dem Fall wird der Inhalt der Datei bei jedem nächtlichen Lauf erneut angelegt, auch wenn Sie die Datei nicht neu hochgeladen haben. Mit Duplikaterkennung werden bereits vorhandene Datensätze übersprungen; bei neu eingerichteten Importen ist sie standardmäßig aktiv. Beachten Sie dabei: Sind Ihre Importe in Teillisten aufgeteilt, prüft die Erkennung nur innerhalb der Teilliste, die diese Datei befüllt – derselbe Name kann dann je einmal in mehreren Teillisten stehen und entsprechend mehrfach geprüft werden. Wie Ihr Import konfiguriert ist, sagt Ihnen der Kundenservice. Hintergründe zur Erkennung nach Name oder Referenz: Doppelte Einträge beim Import vermeiden.

Bis wann muss ich meine Dateien hochladen? Bis 22:00 Uhr. Später hochgeladene Dateien werden erst mit dem Import der Folgenacht berücksichtigt – es entsteht also eine Verzögerung von einem Tag.

Was passiert, wenn eine Datei einmal nicht hochgeladen wird? Dann verarbeiten wir in der folgenden Nacht erneut den zuletzt hochgeladenen Stand. Wir löschen Ihre Dateien nach dem Abruf nämlich nicht vom FTPS-Zugang, und der Import prüft nicht, ob die Datei neu ist – er liest schlicht, was dort liegt. Was das für die Importdatei bedeutet, hängt davon ab, ob für Ihren automatischen Import die Duplikaterkennung eingerichtet ist (bei neu eingerichteten Importen ist sie standardmäßig aktiv):

• Mit Duplikaterkennung: Bereits vorhandene Datensätze werden übersprungen (bei aufgeteilten Importen innerhalb der jeweiligen Teilliste), der erneute Lauf bleibt weitgehend folgenlos. Haben Sie einen Namen zwischenzeitlich von Hand aus dem Monitoring entfernt und steht er noch in der Datei, wird er allerdings wieder aufgenommen.
• Ohne Duplikaterkennung: Der Inhalt der Datei wird bei jedem Lauf erneut angelegt. Ihre Monitoring-Liste erhält dann jede Nacht eine weitere vollständige Kopie – das bläht Listenumfang und Trefferzahl auf.

Die Löschdatei läuft ebenfalls erneut und entfernt die enthaltenen Datensätze abermals – auch solche, die Sie bewusst neu aufgenommen haben. Ausgenommen sind Datensätze, die Sie selbst im Kundenbereich angelegt haben, wenn Ihre Importe in Teillisten aufgeteilt sind: Die erfasst eine Löschdatei nie. Laden Sie Ihre Dateien deshalb möglichst täglich mit aktuellem Inhalt hoch. Wenn Sie nicht wissen, wie Ihr Import eingerichtet ist, fragt der Kundenservice das für Sie nach.

Darf sich der Dateiname oder der Aufbau der Datei später ändern? Nein. Dateiname, Spaltenreihenfolge und Trennzeichen müssen unverändert bleiben – auch Zeitstempel im Dateinamen sind nicht möglich. Neue Datensätze (Zeilen) dürfen jederzeit hinzukommen. Sind Änderungen an Name oder Struktur nötig, informieren Sie bitte vorab den Kundenservice.

Benötige ich für den automatischen Import einen API-Zugang? Nein. Der automatische CSV-Import per FTPS funktioniert ohne API-Anbindung. Die API ist eine Alternative für Echtzeit-Anbindungen, etwa in Onlineshops.

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Stand: 18.08.2026