Mit Hilfe unserer API kann jedes beliebige System (SAP, MS Dynamics, Salesforce etc.) an die Sanktionslistenprüfung angebunden werden. Es ist aber so auch möglich, die Prüfung direkt in in Ihr System zu integrieren.
Unter 1. finden Sie eine Beschreibung zur Anbindung Ihres Systems an easycompliance. Hier steht der Datenimport im Vordergrund. Unter 2. finden Sie eine Vorgehensweise zur direkten Integration der Sanktionslistenprüfung in Ihr System.
1. Anbindung von Fremdsystemen an easycompliance
Szenario: Sie haben ein ERP- oder CRM-System im Einsatz und möchten, dass aktuelle Kunden- und Lieferantenstammdaten in easycompliance übertragen werden, damit diese durch die automatische Listenprüfung abgedeckt sind.
Vorgehen: Zunächst sollten Sie initial alle bereits bestehenden Kunden und Lieferanten aus Ihrem System mittels einer CSV-Datei in easycompliance importieren. Der initiale massenhafte Import von mehreren tausend Daten ist über die API zwar möglich, jedoch in diesem Szenario nicht zu empfehlen.
Sobald die initialen Daten in easycompliance vorhanden sind, werden diese täglich automatisch überprüft. Nun muss sichergestellt sein, dass neu angelegte Kunden oder Lieferanten oder Änderungen bei den Stammdaten auch an easycompliance übertragen werden. Hierzu sollte bei jeder Änderung bzw. Neuanlage in Ihrem System eine API-Anfrage (method=2) gesendet werden. Der gesendete Datensatz wird dann auf die automatische Listenprüfung gesetzt und fortan täglich automatisch überprüft. Gleichzeitig erhalten Sie über die API das Prüfergebnis zurück und können dieses in Ihrem System speichern oder dem Nutzer anzeigen.
Wünschen Sie einen Import der zukünftigen Treffermeldungen/Prüfergebnisse in Ihr System, sodass bspw. automatisch Liefersperren gesetzt werden, wenn es auf Grund von Änderungen auf den Sanktionslisten zu Treffern kommt, so können Sie in einem bestimmten Zeitintervall, bspw. alle 24 Stunden, eine API-Anfrage mit method=3 senden. Hiermit erhalten Sie alle Treffer, die die Sanktionslistenprüfung innerhalb der letzten 24 Stunden generiert hat. Bei diesem Vorgehen ist aber zu beachten, dass Mitarbeiter Ihres Unternehmens in jedem Fall die Sanktionslistenergebnisse prüfen sollten. Denn stellt sich heraus, dass es sich um einen sog. falsch positiven Treffer handelt (also ein Treffer, der in Wirklichkeit keiner ist), so muss die Liefersperre durch den Mitarbeiter wieder entfernt werden. Entsprechend sollten Sie hierzu interne Prozesse vereinbaren.
2. Direkte Integration der Sanktionslistenprüfung in Ihr System
Szenario: Sie wünschen bei jeder Transaktion in Ihrem System (Kundenanlage, Lieferscheinerstellung, Rechnungserstellung etc.) eine Sanktionslistenprüfung als sog. Einzelprüfung. Dieses bewirkt, dass Sie eine Prüfung gegen die tagesaktuellen Sanktionslisten durchführen, die geprüften Namen jedoch nicht bei der automatischen Listenprüfung berücksichtigt, fortan also nicht täglich automatisch geprüft und in easycompliance gespeichert werden. Dieses Vorgehen kann alternativ zu Variante 1 genutzt werden, wenn Sie die automatische Sanktionslistenprüfung nicht wünschen.
Vorgehen: Bei jeder prüfungsrelevanten Transaktion in Ihrem System, bspw. die Neuanlage eines Kunden, die Erstellung eines Lieferscheins, das Schreiben einer Rechnung, das Überweisen von Lieferantenrechnungen etc. stellen Sie über die API eine Einzelprüfung (method=1). Sie erhalten das Ergebnis der Prüfung zurück und können es in Ihrem System speichern bzw. es gleich als Auslöser für weitere Prozesse nutzen (bspw. Liefersperre). Ferner sollte es dem entsprechenden bzw. einem vorher definierten Mitarbeiter angezeigt werden, damit dieser prüfen kann, ob es sich um einen falsch positiven Treffer handelt oder nicht.
Welche Variante ist die Richtige?
Das kann pauschal nicht beantwortet werden. Jede Systemlandschaft ist anders aufgebaut und interne Prozesse sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich gegliedert. Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass die 1. Variante in der Regel am Sinnvollsten ist. Sie ist auch leichter zu implementieren, da bei Variante 2 zunächst definiert werden muss, was prüfungsrelevante Transaktionen in Ihrem System sind, um diese dann programmiertechnisch einzeln anzusteuern.
Sofern Sie sich nicht sicher sind, welche Variante für Sie die Richtige ist, kontaktieren Sie uns.